Melyek lehetnek a fesztiválszezon buktatói rendezvényszervezőként?
Ha nyár, akkor megkezdődik a fesztiválszezon, azaz a bulizás, a jókedv és a kikapcsolódás ideje. Bár a közönség számára a különböző rendezvények a lazaságról és a mindennapi terhek elengedéséről szólnak, a szervezőknek éppen ezek a legsűrűbb napok, amikor több száz, több ezer emberért és az ő felhőtlen szórakozásukért kell felelősséget vállalniuk. Nézzük, milyen részletekre érdemes különösen figyelni, hogy a program valóban gondtalanul teljen!
Egy jó fesztivál alapjai
A fesztiválkedvelők – ha csak elméletben is, de – biztosan összeszedték már azokat a szempontokat, amelyek a jó rendezvények alapjait jelentik. Mégis mikor érezheti magát valóban felszabadultan a látogató egy fesztiválon? A felhőtlen kikapcsolódáshoz mindenképp szükséges, hogy az ember biztonságban tudja magát, és még nagyobb tömeg esetén is komfortosan tudjon szórakozni, illetve tájékozódni. Egy rendezvényen emellett az izgalmas programok és koncertek mellett lényeges az is, hogy ne legyen nagy csúszás az időpontokat tekintve, valamint ne történjen nagyobb technikai fennakadás.
A többnapos fesztiválokon rengeteg ember megfordul, éppen emiatt nagy hangsúlyt kell fektetni a megfelelő higiéniára, illetve az ott sátorozók számára a kielégítő tisztálkodási lehetőségekre is. A vendégek elégedettsége a legfőbb, hiszen akkor fognak visszatérni, ha valóban komfortosan érzik magukat az adott helyszínen. Éppen emiatt a túlzsúfoltság sem hasznos: a nagy létszámmal működő fesztiválok esetében is alapvetés, hogy ezzel a ténnyel számolva határozzuk meg az eladható jegyek számát. Tartsuk szem előtt: nem minden az a profit, amit most megkapunk!
Milyen buktatókkal számoljunk?
Persze a leggondosabb szervezés esetén is történhetnek váratlan események, amelyekre gyorsan kell jól, hatékonyan reagálni. Éppen emiatt fokozottan fontos az alapos szervezés, hiszen ha (szinte) minden eshetőségre felkészülünk, annál több energiát tudunk fektetni a hirtelen megoldást igénylő kérdésekre. Nézzük, mely részletekre érdemes fokozottan készülni!
Technikai problémák
Bár a modern technika vívmányainak köszönhetően egyre egyszerűbb és biztonságosabb eszközök, megoldások szolgálják egy koncert vagy előadás lebonyolítását, az alapos felkészülés és B-terv kialakítása mindig elengedhetetlen. Amennyiben nem vagyunk tájékozottak a területet illetően, mindenképpen kérjünk profi segítséget: mérlegeljük a költségeket és válasszuk a jobb minőséget, illetve a szakmai hitelességet, hiszen hosszú távon biztosan ez a kifizetődőbb.
Egészségügyi vészhelyzetek
Mindig fordítsunk figyelmet arra, hogy az előírtaknak megfelelő egészségügyi személyzetet biztosítsunk, illetve fektessünk hangsúlyt a rendezvényen belül való könnyű közlekedésre és tájékozódásra, hogy az ellátásra szorulók gyorsan segítséget kaphassanak. A túlzsúfoltság sem a résztvevők komfortérzetének, sem egészségügyi állapotának nem kedvező, emellett hátráltathatja a gyors ellátást, ezért mindenképp tartsuk be az előírt létszámkorlátot.
Rendezvénybiztosítás
Az egyik legfőbb feladat, hogy a szervezett programon a résztvevők biztonsága adott legyen. Mindenképp profi csapatot érdemes fogadni a rendezvénybiztosítás feladatára az esetleges emberi konfliktusok, a bizonyos helyszíneken kialakuló nagyobb tömegek, a tájékozódási nehézségek, illetve a segítségre szorulók miatt. A fesztivál résztvevőinek testi épségét, valamint a programon fellelhető vagyontárgyak és üzemeltetett eszközök biztonságát egyaránt jó kezekben tudjuk, ha olyan céget kérünk fel, akik kifejezetten ezek védelmével foglalkoznak.
Fenntarthatóság
Napjainkban egy fesztiválon már alapvető elvárás a résztvevőktől is, hogy figyelembe vegyék a környezettudatosságot, például újrahasznosítható poharak vagy a szelektív gyűjtőhelyek használatával. A hasonló megoldásokkal a rendezvényt követő takarítási munkálatokat is megkönnyíthetjük és egyben költséghatékonyabbá tehetjük.
Szolgáltatások zavartalansága
Bármennyire is ügyelünk a létszámra, a hosszú sorok alakulhatnak ki, ezért igyekezzünk előre egyeztetni minden szolgáltatóval, aki árusít a rendezvényen. Ügyeljünk arra, hogy megfelelő létszámú munkaerő vegyen részt a kiszolgálásban, illetve a higiénia kapcsán biztosítsuk a megkívánt mennyiségű takarító személyzetet is. Szintén egyeztethetünk profi csapattal, aki vállalja a munkálatok ezen részét, hiszen a tisztaság a biztonság mellett szintén a rendezvénybiztosítás része.
Bízzunk a szerencsénkben, de felkészülten tegyük
Természetesen akadnak aspektusok, amelyekre nincs befolyásunk: ilyen például az időjárás. Könnyen jöhet egy nagy zuhé, ami elmos egy-egy koncertet. Igyekezzünk biztosítani ebben az esetben a technika és a fellépők védettségét, valamint óvintézkedésjóként hívjuk fel a figyelmet az esernyők mellőzésére és az esőkabátok használatára. Ezekkel lépésekkel, akár egy emlékezetes nyári esőben átélt koncert is alakulhat a buliból, és nem kell bosszankodni az időjárás miatt. Vihar esetén tegyük meg a szükséges lépéseket: ügyeljünk a védett helyek kialakítására is.
Nem könnyű a dolgunk akkor sem, ha egy fellépő visszamondja a szereplést: ezekre a váratlan helyzetekre azonban megfelelően tudunk koncentrálni és új ötletekkel előállni, ha a fenti teendőkről gondoskodtunk.
