Vállalkozásunk évi 6 ezer számlát bocsát ki, melyet ügyfeleinknek postázunk. Megspórolhatjuk-e a postaköltséget (gyakran előfordul, hogy nem is kapja meg a vevő a számlánkat) azzal, hogy e-mailben, esetleg távnyomtatással küldjük el ügyfeleinknek a bizonylatot? – kérdezte olvasónk. Pölöskei Pálné okleveles könyvvizsgáló válaszolt.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvényben (áfatörvény) a számla kötelező tartalmi elemei között nem szerepel, hogy a számlakibocsátónak alá kellene írnia, le kellene pecsételnie a bizonylatot.  Ebből következően – ha a számlát számlázó programmal állították ki – akkor a kiállító pdf formátumban e-mailen keresztül is elküldheti a számlát a vevőnek. (A számlázó programok általában beépített e-mail küldéssel és pdf-export funkcióval rendelkeznek.)

A számla, nyugta kibocsátásának alapvető szabályairól a NAV tájékoztatót tett közzé, amely – egyebek mellett – leszögezi, hogy a számla papír alapon és elektronikus úton is kibocsátható. Az áfatörvényben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az áfatörvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. (Így például elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben megküldött számla, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázó programból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papír alapú számla beszkennelt változataként.)

Az elektronikus számlákra is a számlákra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak. Tekintettel ugyanakkor arra, hogy az elektronikus számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője/szolgáltatás igénybe vevője részéről technikai feltételei vannak, az elektronikus számlázás tekintetében elengedhetetlen a felek együttműködése. Ezért az áfatörvény az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását.

Az előzőek mellett figyelemmel kell lenni a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. NGM-rendelet előírásaira is.

[Vonatkozó jogszabályhelyek: áfatörvény 169. §, 174. §, 175. § (3) bekezdés, 177. §, 259. § 5. pont, NAV 18. Információs füzet.]

Forrás: adozona.hu

Képek: Hessyn, Integrált Vállalatirányítási és Ügyviteli Rendszer