A szoftvereszköz-gazdálkodás tízből kilenc alkalommal ár felett valósul meg. Ez az arány azt mutatja, hogy e téren a felhasználói tudatosság jelentős javításra szorul.
A legtöbb esetben a licencek megvásárlása 20-35 százalékkal magasabb áron történik, mint azt a piaci viszonyok szükségessé tennék. Emiatt a szoftvereszköz-gazdálkodás jelentős károkat szenved el, hatékonyságról jó szándékkal sem beszélhetünk – mondja az ipr.hu szakértője.
A vállalatok gyakran azért szenvednek el jelentős károkat a licenc megfizetése során, mert a követésre és támogatásra vonatkozó licencek, illetve jogok díjai sok esetben több éves ciklusban kerülnek fizetésre, tehát a magasabb díjszabás hosszútávon jelentős többletterhet jelent rájuk nézve. Mivel a gyártók és a forgalmazók is minél magasabb árat szeretnének meghatározni, ezért a legritkább esetben nyújtanak segítséget az árak és költségek optimalizálása érdekében.
A szakértő szerint a mostani piaci viszonyokon az sem javítana túl sokat, ha a gyártók és a forgalmazók hajlandóságot mutatnának az ilyen jellegű együttműködésre. A licencek körüli információáramlat olyan gyors, aminek a követéséhez a legtöbb cég és vállalat nem rendelkezik humán erőforrással. A legritkább esetben látunk példát arra, hogy a vállalat külön munkakörben határozza meg a szoftvereszköz-gazdálkodás feladatait. A legtöbb esetben olyan IT szakemberek végzik ezt a munkát, akiknek a többi teendőjük mellett e célra a legritkábban jut elegendő kapacitásuk.
Természetesen a vállalatok számára adott a felelős szoftvereszköz-gazdálkodás lehetősége abban az esetben is, ha nem tud vagy nem akar külön humán erőforrást biztosítani erre a feladatra. Rendelkezésre állnak olyan cégek, amelyek kifejezetten e célok segítésére szakosodtak. Ezeknek a cégeknek több elvárásnak is meg kell felelniük; többek között garantálniuk kell, hogy függetlenek bármely gyártótól és forgalmazótól, ilyen módon képesek kizárólag az ügyfél érdekeit szem előtt tartva eljárni. A cégek csakis legális módszerekkel csökkenthetik a kiadásokat; minden egyes intézkedést csakis a törvényeknek, illetve a licenc szerződéseknek megfelelően végezhetnek. A gyakorlatban általában a licencek számának csökkentése jelenti a költségcsökkentés lehetőségét; a szakértő teljes bizonyossággal meg tudja állapítani egy-egy licenc szükségességét, így elkerülhető a szükségtelen licencdíjak fizetése.
A szoftvereszköz-gazdálkodás alapját a szoftverek beszerzése, illetve a licencek biztosítása jelenti. A gyártók és a forgalmazók egyre nagyobb hangsúlyt fektetnek arra, hogy érvényesítsék a piaci érdekeiket, ezért egyre gyakrabban végeznek licenc auditot. Erre a szoftver megvásárlása során létrejövő szerződés ad jogi alapot számukra. Európa-szerte egyre gyakrabban végeznek ilyen jellegű ellenőrzéseket, ami természetesen Magyarországot is érinti. A szakmai vélemények szerint egy nagyvállalat esetében a belátható időn belül megvalósuló ellenőrzés valószínűsége több 50 százaléknál, tehát minden egyes cég és vállalat számára ajánlott a licencek viszonyainak rendezése.
A szakértő arra hívja fel a figyelmet, hogy a kelet-európai országokban a szoftverek mintegy kétharmada nem rendelkezik megfelelő licencekkel, illetve valamilyen szabálytalanság tetten érhető. A nyugati országokban ez az arány egyharmad körül alakul. A Business Software Alliance kutatása nem tér ki arra, Magyarországon milyen viszonyok uralkodnak, de a szakmai vélemények alapján legalább a szoftverek fele alulicencelt lehet.
